Las nueve reglas de Google para manejar el correo electrónico con eficacia

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Rocío P. Benavente

El correo electrónico es una bendición y una condena. Para muchos, ya no es posible imaginar nuestro entorno laboral sin él. ¿Cómo se coordinarían muchos grupos de trabajo? ¿Cómo se enviarían los documentos necesarios para un proyecto? ¿Cómo haría el gracioso oficial de la empresa para hacer llegar a todos en la oficina los últimos memes sobre Pablo Iglesias? Quizá esa última pregunta sea respondida por más de uno con un “ojalá no pudiera…”.

Y es que el frenesí con el que algunos se entregan a enviar emails (algunos útiles, otros completamente innecesarios) convierte a menudo nuestro buzón de entrada en una montaña de correos por leer, en la que todo se mezcla. Discernir qué es importante y qué no, y gestionarlo con eficacia, se convierte en un desafío al que hacemos frente con más o menos ánimo según nuestro humor.

El frenesí con el que algunos se entregan a enviar emails (algunos útiles, otros completamente innecesarios) convierte a menudo nuestro buzón de entrada en una montaña de correos por leer, en la que todo se mezcla

No faltan teorías sobre cómo ser productivos en nuestra relación con el correo electrónico (y en nuestras relaciones a través de él), aunque lo más probable es que en esto, como en tantas cosas, cada uno prefiramos nuestro propio sistema. En cualquier caso, y por si la experiencia y el éxito laboral son un referente a seguir, Eric Schmidt, antiguo CEO de Google, y Jonathan Rosenberg, exvicepresidente senior de producto de la compañía, han contado en su libro How Google Works (y en un artículo en TIME), las nueve reglas a seguir para controlar el correo y que no te controle él a ti.

1. Responde rápido. “Hay gente en la que se puede confiar que responderán rápido a un correo, y gente en la que no. Intenta ser de los primeros”. No tienen que ser respuestas muy largas, un simple “OK” puede ser suficiente. Esto manda la señal de que has recibido el mensaje y estás en ello. Cuando respondes con agilidad, los demás sienten que la comunicación fluye, y eso crea un ambiente positivo. Cuando no es así, dicen Schmidt y Rosenberg, normalmente la gente se toma tu falta de respuesta como un mensaje: “Estoy saturado y no sé cuándo, o si podré, atender a tu correo; así que, si necesitabas una respuesta, tendrás que esperar un poco más. Además, no me caes bien”.

2. Cuando escribes un email, cada palabra cuenta y la palabrería, no. No te enrolles. Describe los problemas de forma práctica y eficiente. No tengas a la gente leyéndote más tiempo del que sea estrictamente necesario porque todos estamos muy ocupados. Si hace falta, redacta un borrador y luego adelgázalo.

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3. Mantén el buzón de entrada limpio. No te pierdas en la montaña de correos por leer: actúa, e intenta evitar la pérdida de tiempo que supone leer el mismo correo dos veces.

Cuando abres un mensaje, dicen los ejecutivos de Google, tienes cuatro opciones: leer lo suficiente para darte cuenta de que no necesitabas leerlo, leerlo y actuar de inmediato, leerlo y actuar más tarde o leerlo más tarde (un correo que valga la pena pero que no sea urgente y que sea demasiado largo como para prestarle atención en el momento). Elige rápido entre las cuatro, pero intenta evitar las dos últimas.

4. Utiliza el sistema LIFO. LIFO son las siglas de Last In, First Out, un sistema de gestión de almacenes que predica que lo último en entrar debe ser lo primero en salir. En el correo, Schmidt y Rosenberg proponen funcionar igual. Comienza a responder los mensajes empezando por los últimos que has recibido, y ve retrocediendo. Es posible que los más antiguos ya los haya solventado otra persona.

5. Eres un nodo en una red de información. Cuando recibas un mensaje con contenido útil, piensa en a quién más podría resultarle interesante. No consiste en reenviar a lo loco ni mucho menos. Pero sí en considerar qué personas en tu red podrían enriquecerse con ello.

6. La copia oculta, ¿por qué la usas? La respuesta suele ser porque estás intentando ocultar algo, y eso, en un entorno que debería ser abierto y transparente, no suele ser una buena idea. Si es así, copia al receptor en abierto o directamente no le copies. “El único caso en el que recomendamos utilizarlo es para sacar a alguien de una larga cadena de correos”, dicen los autores. Pon en ese campo a las personas para las que ya no es relevante el intercambio de mensajes, y dilo en el mensaje. Te lo agradecerán.

7. No grites. Si tienes que gritar a alguien, hazlo en persona, o no lo hagas. Hacerlo vía electrónica es demasiado fácil.

8. Facilita la recuperación de los mensajes. Para que todo el mundo pueda ser más eficaz gestionando su correo, igual que quieres serlo tú, utiliza en el asunto palabras clave, de forma que resulte más intuitiva su recuperación posteriormente. De nuevo, no te enredes con asuntos muy largos y sé directo y específico.

9. Piensa en tu yo del futuro, y facilítale la vida a él/ella también. Cuando recibas algo interesante, y pienses que puedes querer recuperarlo más adelante, ayúdate. Por ejemplo, reenvíatelo a ti mismo incluyendo las palabras clave con las que crees que podrías buscarlo. Rosenberg explica que él ha utilizado este sistema para tener siempre a mano los documentos de identificación de su familia: escaneó pasaportes, tarjetas médicas y carnés de conducir y se los envió a sí mismo añadiendo palabras de búsqueda intuitiva. “Así si alguno de esos documentos se pierde durante un viaje, por ejemplo, puedo conseguir fácilmente una copia con solo tener acceso a internet”.

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