#Infografía: ¿Cómo organizar un evento de éxito?

infografias-702x336Internet nos permite estar en contacto con muchas personas y existen excelentes herramientas para organizar eventos en el mundo real, ya sea de forma profesional como para cualquier usuario que quiera organizar una reunión o fiesta para sus amigos o contactos.

Pero el éxito de una reunión o convocatoria no reside solamente en la eficacia de las herramientas utilizadas sino en gran parte en el famoso componente humano, en el conjunto de los asistentes y en el clima y las expectativas que haya en torno a la reunión, evento o fiesta. Son esos detalles los que no debemos descuidar y por lo tanto van aquí una serie de puntos prácticos a tener en cuenta.

  • Herramientas online Podemos haber usado el mejor servicio de convocatoria a eventos a través de internet, pero si nuestros invitados no están familiarizados con ese tipo de herramienta, no servirá de mucho. Tienes que entender primero cómo se comunican y desde dónde tienen acceso a internet para pensar cuál será la mejor forma de hacerlos sentir parte. Si son geeks que están todo el día en internet, puede que Facebook les parezca trivial y les divierta más usar otro tipo de servicio, como Google+, pero si la mayoría de los asistentes son personas que se sienten cómodas en Facebook y no utilizan otros servicios, ya sabes dónde puedes convocar.

Facebook es el clásico. A Facebook podemos recurrir casi siempre por la razón obvia de que casi todo el mundo tiene una cuenta allí, y que su herramienta integrada es muy conocida. Otro de sus puntos a favor es que es muy fácil crear eventos y configurar sus opciones de privacidad de modo de que nuestro evento se adapte a lo que necesitemos.

Otra opción la  ofrece Google+, con funcionalidades que permiten integrarla en un calendario de Google automáticamente, hacerlo privado o público, elegir una imagen de cabecera entre los diseños fantásticos que proponen y que los invitados puedan invitar a otros o comentar en el muro.

En cualquier caso, es vital contar con:

  • Organizadores conectados Si la reunión o evento es más grande probablemente los organizadores sean varios y en este caso es bueno prever la forma en que se comunicarán para organizar el evento. Puede ser mediante la misma herramienta con la que se organiza o mediante algún otro canal, pero es necesario que se definan bien las tareas y las funciones, y lo que se va a comunicar, para que la información siempre sea clara y evitar malentendidos, que en redes sociales pueden difundirse muy rápidamente.
  • ¿Cuándo enviar la invitación? Hay que avisar con tiempo suficiente para que las personas puedan guardarte un sitio en su agenda pero tampoco conviene hacerlo con demasiada anterioridad porque hay un riesgo de que la gente se olvide de tu evento, o que la expectativa decaiga. Esto depende mucho del tipo de evento y estará acorde a los plazos previstos en la planificación. De todas maneras, para enviar invitaciones una semana es una medida que puede servir, aunque esto suele variar en función del perfil de tus invitados y de la agenda de actividades que tengan. Suele ser útil también enviar un recordatorio unos dos días antes del evento.
  • Implica a tus invitados: A pesar de que puedas querer tener el control de la organización y decidir cuestiones clave de la reunión, evento o fiesta, o reservarte sorpresas para tus invitados, no dejes de preguntar o tener en cuenta las opiniones de los posibles asistentes. No sólo te servirá para tener ideas que no se te habían ocurrido y saber qué es lo que más les gusta, sino también para crear un buen clima con esas expectativas que dan emoción a una fiesta o evento, y hará que realmente todos se sientan parte.
  • Actualiza en tiempo real: Si el evento es abierto probablemente mucha gente no pudo ir pero quiere saber qué está ocurriendo, y si tus invitados se lo están pasando bien, también querrán contarlo. Deja que esos dos puntos se conecten y ten preparado un hashtag o un sitio donde esas fotos y actualizaciones puedan verse. Gran parte de la diversión consiste en ver qué están diciendo otras personas durante el evento/fiesta y comunicarse con ellos de esta forma. Reuniendo todas estas conversaciones puedes ir creando un registro al que los mismos invitados quieran volver cuando recuerden el evento.
  • El día después: Normalmente los asistentes pueden haber ido comentando el evento y poniendo fotos en las redes sociales, pero toda esta información suele quedar repartida en distintos sitios y después de un tiempo se pierde. Tanto quienes estuvieron como quienes no pudieron ir te agradecerán que al día siguiente haya un post o una actualización que haga un resumen de lo que sucedió, que también servirá para reforzar el networking que pudieron haber hecho quienes asistieron. Asociar las caras con los sitios web y cuentas en redes sociales de las personas que conocieron allí es fundamental para quienes se conocen a través de internet.

Y te preguntarás todo radica en contar con ¿Buenos oradores? ¿Mucho presupuesto? ¿Un salón soñado? . Sin dudas son factores importantes en la organización de eventos pero muchas veces no son la clave para que el evento sea exitoso. En este post quiero contarte los 4 puntos estratégicos que debes tener en cuenta previo al evento, ya que te asegurarán un resultado óptimo en tu próximo congreso, competencia deportiva, curso, seminario, etc.
Puntos claves en la organización de un evento

Estrategia: Un buen plan es primordial para que tu evento tenga un final exitoso. Dentro de la estrategia debes tener en cuenta la búsqueda de oradores, el acuerdo con los sponsors o patrocinadores, el contenido del evento y cómo se comunicará el mismo y los recursos que necesites para llevarlo a cabo.

  Detalles: No olvides alquilar el salón y los equipos que necesites con tiempo, definir el tipo de catering que ofrecerás, el modo en que venderás las entradas de tu evento y el personal que necesites para ese día.

  Promoción: Asegúrate de manejar bien este tema. Envía invitaciones por email y difunde el evento en redes sociales (es gratis y muy efectivo). Si alguno de tus partners tiene un blog pídele que difunda tu evento por ese canal. La prensa también puede ser una buena aliada: periódicos, sitios on line, revistas, canales, etc. Si tienes un sitio web exclusivo del evento sería genial, recuerda que existen plataformas de gestión de eventos que te ofrecen esto gratuitamente. Y si puedes destinar un poco de tu presupuesto en la promoción, realiza algunas campañas de difusión.

  Resultados: Tu evento obviamente debe tener un fin, este puede ser: generar nuevos contactos, dar a conocer tu marca o empresa, networking, branding, etc. Una vez finalizado debes analizar el ROI (Retorno de inversión) es un porcentaje que se calcula en función de la inversión y los beneficios

¿Cómo organizar un evento de éxito?

como-organizar-un-evento-de-exito-infografia

(Con información de Hipertextual, Blog Eventioz y el Blog Tics y Formación )

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s